Privacyverklaring

Versie 1.0 — september 2026

m-ind hecht belang aan de privacy van coachees, ouders, sporters, contactpersonen en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens m-ind verwerkt, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

m-ind is een handelsnaam van:

Oosterbosch Thomas Eenmanszaak Ondernemingsnummer: 1005.713.123 BTW: BE 1005.713.123 Kattendansstraat 48 3500 Hasselt België

E-mail: thomas@m-ind.be Telefoon/WhatsApp: +32 470 01 70 56 Website: www.m-ind.be

Oosterbosch Thomas is in principe de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die m-ind in het kader van de eigen coachingactiviteiten verwerkt.

Bij opdrachten voor organisaties, zoals sportclubs, kan afhankelijk van de concrete samenwerking een andere verdeling van verantwoordelijkheden gelden.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van het contact of coachingtraject kan m-ind onder andere volgende gegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• geboortedatum of leeftijd;
• contactgegevens;
• gegevens van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger bij minderjarigen;
• praktische gegevens over afspraken;
• facturatiegegevens;
• hulpvraag en doelstellingen van de coaching;
• relevante informatie uit gesprekken;
• relevante context over bijvoorbeeld sport, school, werk of gezin;
• relevante observaties en opvolginformatie;
• relevante communicatie via e-mail of WhatsApp;
• informatie die met toestemming of op een andere geldige basis door derden wordt verstrekt;
• foto-, video- of geluidsmateriaal wanneer dit van toepassing is.

We proberen steeds alleen persoonsgegevens te verwerken die relevant en noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

3. Mentale en lichamelijke informatie

m-ind biedt mentale coaching en geen psychotherapie of medische behandeling.

m-ind vraagt geen toegang tot medische dossiers, patiëntendossiers of het globaal medisch dossier.

Tijdens een coachingtraject kan een coachee wel uit eigen beweging informatie delen over bijvoorbeeld mentale of lichamelijke klachten, blessures, medicatie of eerdere begeleiding.

Wanneer dergelijke informatie relevant is voor de hulpvraag, coaching, opvolging of veiligheid, kan m-ind deze informatie verwerken.

Sommige van deze gegevens kunnen volgens de AVG bijzondere categorieën van persoonsgegevens vormen, zoals gezondheidsgegevens. Wanneer daarvoor uitdrukkelijke toestemming vereist is, vraagt m-ind deze afzonderlijk.

4. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

m-ind kan persoonsgegevens verwerken voor onder andere:

• het beantwoorden van contactaanvragen;
• het plannen en organiseren van afspraken;
• het starten, uitvoeren en opvolgen van coachingtrajecten;
• het bijhouden van relevante trajectnotities;
• communicatie met de coachee;
• communicatie met ouders of wettelijke vertegenwoordigers wanneer dit passend is;
• samenwerking binnen opdrachten voor sportclubs of andere organisaties;
• facturatie en boekhouding;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het beschermen van personen wanneer dit noodzakelijk is in een ernstige veiligheidssituatie;
• het gebruiken van foto-, video- of geluidsmateriaal voor specifieke doeleinden waarvoor toestemming werd gegeven.

Afhankelijk van de verwerking steunt m-ind op een passende rechtsgrond uit de AVG, waaronder:

• de uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan een overeenkomst;
• een wettelijke verplichting;
• toestemming wanneer deze vereist of passend is;
• een gerechtvaardigd belang wanneer dit volgens de AVG mogelijk is;
• in uitzonderlijke situaties de bescherming van vitale belangen.

Wanneer bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt, wordt daarnaast rekening gehouden met de bijkomende voorwaarden van artikel 9 AVG.

5. Welke gegevens zijn noodzakelijk?

Om coaching praktisch te kunnen organiseren en uitvoeren, heeft m-ind bepaalde basisgegevens nodig, zoals identificatie- en contactgegevens en de informatie die noodzakelijk is om de coaching uit te voeren.

Je bent niet verplicht om méér persoonlijke informatie te delen dan noodzakelijk is.

Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kan het in sommige gevallen onmogelijk zijn om een afspraak, administratie of coachingtraject correct uit te voeren.

Toestemming voor herkenbaar gebruik van foto-, video- of geluidsmateriaal voor de website of sociale media is nooit een voorwaarde om coaching te kunnen volgen.

6. Vertrouwelijkheid van individuele coaching

Inhoud uit individuele coachinggesprekken wordt vertrouwelijk behandeld.

Het feit dat een ouder, sportclub, werkgever of andere persoon of organisatie een traject betaalt, aanvraagt of ondersteunt, geeft die partij niet automatisch recht op de inhoud van individuele gesprekken.

Wanneer het nuttig is om informatie uit individuele coaching te delen met bijvoorbeeld een trainer, coach, ouder of andere betrokkene, wordt vooraf bekeken welke informatie gedeeld mag worden, met wie en voor welk doel.

m-ind deelt daarbij niet meer informatie dan nodig is.

In uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld wanneer er ernstige zorgen bestaan over de veiligheid van de coachee of anderen, kan het noodzakelijk zijn om passende personen of instanties te betrekken. Daarbij wordt zoveel mogelijk beperkt tot informatie die noodzakelijk is voor de situatie.

7. Minderjarigen

m-ind begeleidt ook minderjarigen.

Bij de start van een traject wordt waar nodig het akkoord van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger geregeld. De minderjarige zelf wordt op een manier die past bij leeftijd en maturiteit geïnformeerd en betrokken.

m-ind start of zet individuele coaching niet verder tegen de duidelijke wil van een minderjarige die niet wil deelnemen.

Ouders of wettelijke vertegenwoordigers kunnen betrokken worden bij het traject, maar krijgen niet automatisch een volledig verslag van individuele gesprekken.

Bij de start en tijdens het traject kan worden afgesproken welke algemene informatie over voortgang en ondersteuning met ouders of andere betrokkenen kan worden gedeeld.

Wanneer persoonlijke inhoud uit individuele gesprekken met anderen zou worden gedeeld, wordt dit zoveel mogelijk vooraf met de minderjarige besproken, rekening houdend met leeftijd, maturiteit, ouderlijk gezag, de concrete situatie en eventuele veiligheidsbelangen.

8. Samenwerking met sportclubs en andere organisaties

m-ind kan opdrachten uitvoeren voor sportclubs, teams of andere organisaties.

Binnen zo'n opdracht kan m-ind relevante feitelijke observaties doen over bijvoorbeeld sporters, teams, samenwerking of functioneren.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen:

informatie en observaties binnen de clubopdracht, en vertrouwelijke informatie uit individuele coachinggesprekken.

Vertrouwelijke individuele coachinginformatie wordt niet automatisch onderdeel van een terugkoppeling aan een club.

Wanneer een individuele sporter inhoudelijk wordt besproken op basis van vertrouwelijke coachinginformatie, wordt vooraf bekeken welke informatiedeling is afgesproken of op een andere geldige basis kan plaatsvinden.

Een club kan voor de samenwerking wel noodzakelijke basisgegevens verstrekken, zoals naam, leeftijd of geboortejaar, team, contactgegevens en relevante sportcontext.

9. Informatie die we van anderen ontvangen

Soms ontvangt m-ind relevante informatie van bijvoorbeeld een ouder, trainer, coach, club of andere betrokkene.

Deze informatie wordt alleen gebruikt wanneer ze relevant is voor het doel waarvoor ze werd ontvangen.

Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks bij de coachee werden verkregen, gelden de toepasselijke transparantieverplichtingen van de AVG. Waar nodig informeert m-ind de betrokken persoon onder meer over de gegevens, het doel en de bron.

m-ind kan daarom niet in alle omstandigheden garanderen dat de identiteit van degene die informatie heeft verstrekt geheim kan blijven.

10. Foto, video en audio

Foto-, video- of geluidsmateriaal kan alleen worden gebruikt wanneer daarvoor een passende grond bestaat.

m-ind maakt daarbij onderscheid tussen verschillende doeleinden, waaronder:

• analyse en bespreking binnen het coachingtraject;
• herkenbaar gebruik op de website van m-ind;
• herkenbaar gebruik op sociale media van m-ind.

Voor deze doeleinden kan afzonderlijk toestemming worden gevraagd.

Toestemming voor publicatie is vrijwillig en is geen voorwaarde om coaching te volgen.

Bij minderjarigen hanteert m-ind als praktijkregel dat voor het betreffende gebruik zowel de minderjarige als de bevoegde ouder of wettelijke vertegenwoordiger akkoord moeten zijn.

Een gegeven toestemming kan later worden gewijzigd of ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig plaatsvonden.

Online coachingsgesprekken worden standaard niet opgenomen. Een opname gebeurt alleen wanneer dit vooraf uitdrukkelijk werd afgesproken.

11. Website en contactformulier

Wanneer je via de website contact opneemt, verwerken we de gegevens die je zelf via het contactformulier verstrekt om je aanvraag te ontvangen en te beantwoorden.

Voor het doorsturen van het contactformulier gebruikt m-ind FormSubmit. Formulierinzendingen kunnen door deze dienst tijdelijk worden verwerkt en volgens de informatie van de dienst gedurende maximaal 30 dagen worden bewaard. De inzending wordt doorgestuurd naar het e-mailadres van m-ind.

Stuur via het algemene contactformulier bij voorkeur geen uitgebreide gevoelige of medische informatie.

12. Communicatie

m-ind kan communiceren via onder andere:

• e-mail;
• telefoon;
• WhatsApp Business;
• Zoom voor online gesprekken.

WhatsApp en e-mail kunnen zowel voor praktische communicatie als voor korte inhoudelijke communicatie worden gebruikt.

Wanneer informatie uit dergelijke communicatie relevant is voor verdere begeleiding of opvolging, kan de essentie ervan worden verwerkt in de trajectnotities.

13. Digitale diensten en verwerkers

Voor de werking van de praktijk gebruikt m-ind verschillende digitale dienstverleners.

Daaronder kunnen onder andere vallen:

• Combell voor domein- en e-maildiensten;
• FormSubmit voor het contactformulier op de website;
• Accountable voor klantenadministratie, facturatie en boekhouding;
• Google voor agenda en bepaalde cloudfuncties;
• WhatsApp Business voor communicatie;
• Zoom voor online gesprekken.

Deze dienstverleners verwerken persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is voor de gebruikte dienst en volgens de toepasselijke afspraken en privacyvoorwaarden.

m-ind beperkt de persoonsgegevens die via deze diensten worden verwerkt zoveel mogelijk.

De hostingprovider van de website wordt aan deze verklaring toegevoegd zodra de technische hostinggegevens definitief zijn bevestigd.

14. Agenda

In de digitale agenda beperkt m-ind cliëntinformatie zoveel mogelijk.

Voor afspraken wordt in principe alleen geregistreerd:

• voornaam;
• eerste letter van de achternaam;
• tijdstip;
• soort afspraak.

Er worden geen inhoudelijke trajectnotities of hulpvragen in de agenda opgenomen.

Voor uitsluitend praktische planning kan de agenda zichtbaar zijn voor een persoon die m-ind ondersteunt bij privé-agenda-afstemming. Deze persoon heeft daardoor geen toegang tot inhoudelijke cliëntdossiers of coachingnotities.

15. Artificiële intelligentie

m-ind kan AI-diensten zoals ChatGPT of Gemini gebruiken voor algemene professionele ondersteuning, bijvoorbeeld:

• algemene kennis;
• inspiratie voor oefeningen;
• reflectievragen;
• algemene teksten.

m-ind voert geen individuele cliëntdossiers, namen, herkenbare cliëntcasussen, herkenbare clubgebonden casussen of andere informatie in AI-systemen in wanneer een persoon daardoor rechtstreeks of redelijkerwijs herkenbaar kan worden.

AI wordt niet gebruikt om zelfstandig beslissingen over individuele coachees te nemen.

16. Met wie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld?

Persoonsgegevens kunnen, wanneer dit noodzakelijk is, worden verwerkt of ontvangen door:

• dienstverleners die m-ind technisch of administratief ondersteunen;
• boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
• personen of organisaties waarmee informatie volgens de gemaakte afspraken mag worden gedeeld;
• bevoegde overheidsinstanties wanneer m-ind wettelijk verplicht is informatie te verstrekken;
• passende personen of instanties wanneer dit noodzakelijk is in een ernstige veiligheidssituatie.

m-ind verkoopt geen cliëntgegevens.

17. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige digitale dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of toegankelijk maken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, moet daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen zoals goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

m-ind houdt bij de keuze en inrichting van digitale diensten rekening met deze vereisten en probeert gegevensverwerking zoveel mogelijk te beperken.

18. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

m-ind bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verwerkt, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn geldt.

We hanteren momenteel onder andere volgende termijnen:

Contactaanvraag zonder coachingtraject Maximaal 6 maanden na het laatste contact, tenzij er een andere geldige reden bestaat om gegevens langer te bewaren.

Trajectnotities Maximaal 2 jaar na afsluiting van het coachingtraject.

Een traject geldt als afgesloten wanneer dit uitdrukkelijk werd afgesproken of, wanneer geen expliciete afsluiting plaatsvond, na 6 maanden zonder coachingscontact.

Inhoudelijke e-mail- en WhatsAppcommunicatie Tijdens het traject en maximaal 3 maanden na afsluiting. Informatie die langer relevant moet blijven, kan vooraf in essentie in de trajectnotities worden opgenomen.

Papieren gespreksnotities Relevante informatie wordt zo nodig digitaal verwerkt. De papieren notities worden daarna vernietigd.

Foto-, video- of geluidsmateriaal binnen een coachingtraject Maximaal 1 jaar na afsluiting van het traject, tenzij een andere geldige afspraak of noodzaak geldt.

Materiaal dat met toestemming openbaar werd gebruikt Zolang dit nodig is voor het afgesproken doel, rekening houdend met een eventuele intrekking van toestemming en toepasselijke wettelijke of praktische beperkingen.

Spelerslijsten en seizoensdocumenten ontvangen van een sportclub In principe verwijderd aan het einde van het betreffende seizoen wanneer ze niet langer nodig zijn.

Eigen relevante teamobservaties en verslagen Maximaal 2 jaar na de betreffende opdracht of het seizoen, tenzij een andere geldige bewaartermijn van toepassing is.

Facturen en boekhoudkundige documenten Gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.

Gegevens die nodig zijn om toestemming, afspraken, wettelijke verplichtingen of de behandeling van een geschil aan te tonen, kunnen worden bewaard zolang dit daarvoor redelijkerwijs noodzakelijk is.

19. Beveiliging

m-ind neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Daaronder vallen onder andere:

• persoonlijke beveiliging van laptop en smartphone;
• gebruik van pincodes en wachtwoorden;
• tweestapsverificatie waar beschikbaar;
• beperking van toegang tot inhoudelijke cliëntinformatie;
• beperking van gegevens in de agenda;
• vernietiging van papieren notities na verwerking;
• zorgvuldig gebruik van digitale diensten;
• lokale beveiligde back-up zodra het daarvoor voorziene systeem operationeel is.

Alleen personen die daarvoor een geldige reden hebben, krijgen toegang tot persoonsgegevens.

20. Jouw rechten

Afhankelijk van de concrete verwerking heb je onder de AVG onder andere het recht om:

• informatie te krijgen over de verwerking van je persoonsgegevens;
• je persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• in bepaalde gevallen gegevens te laten verwijderen;
• in bepaalde gevallen de verwerking te laten beperken;
• in bepaalde gevallen bezwaar te maken;
• in bepaalde gevallen je gegevens over te dragen;
• een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.

Deze rechten zijn niet absoluut. Zo kunnen bepaalde gegevens nog moeten worden bewaard wanneer m-ind daartoe wettelijk verplicht is of wanneer een andere geldige uitzondering van toepassing is.

Wil je een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op via:

thomas@m-ind.be

m-ind behandelt een verzoek binnen de toepasselijke wettelijke termijn.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel België

21. Wijzigingen

m-ind kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de werkwijze, gebruikte diensten of toepasselijke regelgeving wijzigen.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op de website van m-ind.

Bij belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor de verwerking van persoonsgegevens, worden betrokkenen waar nodig aanvullend geïnformeerd.

m-ind — Oosterbosch Thomas Kattendansstraat 48, 3500 Hasselt thomas@m-ind.be +32 470 01 70 56

Versie 1.0 — september 2026