Privacyverklaring

Versie 1.3 - september 2026

Bij m-ind hechten we veel belang aan privacy en vertrouwelijkheid. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe we ermee omgaan en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring geldt voor de activiteiten van m-ind, waaronder individuele mentale coaching, sportcoaching, opdrachten voor clubs en teams, communicatie via de website en andere professionele activiteiten van m-ind.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

• m-ind, Oosterbosch Thomas, eenmanszaak
• Ondernemingsnummer: 1005.713.123
• BTW-nummer: BE 1005.713.123
• Kattendansstraat 48, 3500 Hasselt, België
• E-mail: thomas@m-ind.be
• Telefoon/WhatsApp: +32 470 01 70 56
• Website: www.m-ind.be

Thomas Oosterbosch is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de activiteiten van m-ind.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van het contact, de begeleiding of de opdracht kan m-ind onder andere de volgende gegevens verwerken:

• naam, voornaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• leeftijd of geboortedatum;
• gegevens van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger bij minderjarigen;
• sportclub, team, sportcontext of andere relevante context;
• informatie uit een contact- of startaanvraag;
• coachingdoelen, relevante gespreksthema's, observaties en gemaakte afspraken;
• relevante communicatie via e-mail, WhatsApp of andere professionele kanalen;
• relevante informatie van ouders, trainers, clubs of andere betrokkenen;
• facturatie- en betalingsgegevens;
• privacybevestigingen en toestemmingskeuzes;
• foto-, video- of audiomateriaal wanneer dit van toepassing is.

m-ind verwerkt alleen gegevens die redelijkerwijs nodig en relevant zijn voor het doel van de begeleiding, de opdracht of de professionele werking.

3. Mentale en fysieke informatie

Tijdens begeleiding kan je uit eigen beweging informatie delen over bijvoorbeeld welzijn, klachten, blessures, stress, emoties, medicatie of eerdere begeleiding. m-ind is geen medische praktijk, vraagt geen toegang tot patiëntendossiers of medische dossiers en biedt geen medische behandeling.

Wanneer dergelijke informatie relevant is voor de hulpvraag, begeleiding, opvolging of veiligheid, kan m-ind die verwerken. Dit kunnen bijzondere categorieën van persoonsgegevens zijn, zoals gezondheidsgegevens. In dat geval steunt m-ind naast een rechtsgrond uit artikel 6 AVG ook op een uitzondering uit artikel 9 AVG, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming wanneer die vereist is.

4. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

m-ind verwerkt persoonsgegevens om:

• vragen te beantwoorden en afspraken te plannen;
• begeleiding op te starten, uit te voeren en op te volgen;
• gesprekken voor te bereiden en doelen of afspraken op te volgen;
• te communiceren met jou en, waar passend, met ouders, wettelijke vertegenwoordigers, clubs of teams;
• opdrachten voor clubs, teams of andere organisaties uit te voeren;
• administratie, facturatie en boekhouding te verzorgen;
• privacykeuzes en toestemmingen te beheren;
• de veiligheid en continuïteit van de werking te bewaken;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen en privacyverzoeken.

5. Op welke rechtsgronden verwerken we persoonsgegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerkt m-ind persoonsgegevens op basis van:

• de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen;
• een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang, wanneer dit passend is en je rechten niet zwaarder wegen;
• toestemming;
• bij bijzondere persoonsgegevens: een toepasselijke uitzondering uit artikel 9 AVG, zoals uitdrukkelijke toestemming wanneer vereist.

6. Moet je persoonsgegevens verstrekken?

Je hoeft niet meer gegevens te delen dan nodig is. Sommige gegevens zijn wel noodzakelijk om een vraag te behandelen, afspraken te organiseren, begeleiding correct uit te voeren of aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Zonder die gegevens kan m-ind soms niet verder helpen.

Toestemming voor herkenbaar gebruik van foto, video of audio is nooit een voorwaarde om begeleiding te volgen.

7. Vertrouwelijkheid van coaching

Individuele coaching wordt vertrouwelijk behandeld. Dat een ouder, club, werkgever of andere partij een traject aanvraagt, ondersteunt of betaalt, geeft die partij niet automatisch recht op de inhoud van gesprekken.

Algemene of praktische terugkoppeling kan gebeuren wanneer dit past binnen de afspraken. Bij het delen van informatie kijkt m-ind naar het doel, de gemaakte afspraken, de rechtsgrond, de leeftijd en maturiteit van de betrokkene en de vertrouwelijkheid van het gesprek. Er wordt niet meer gedeeld dan nodig.

Bij ernstige veiligheidszorgen kan het noodzakelijk zijn om passende personen of instanties te betrekken. Ook dan wordt de informatie beperkt tot wat noodzakelijk is.

8. Minderjarigen

m-ind begeleidt ook minderjarigen. Waar nodig wordt toestemming of akkoord van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger geregeld. De minderjarige wordt, passend bij leeftijd en maturiteit, geïnformeerd en betrokken.

Ouders of wettelijke vertegenwoordigers krijgen niet automatisch een volledig verslag van individuele gesprekken. Bij de start en tijdens de begeleiding kunnen afspraken worden gemaakt over welke algemene informatie wel kan worden gedeeld. In een veiligheidssituatie kan het nodig zijn relevante informatie te delen.

9. Samenwerking met sportclubs en teams

Bij opdrachten voor een sportclub, team of andere organisatie kan m-ind bijvoorbeeld naam, leeftijd of geboortejaar, team, contactgegevens, sportcontext en noodzakelijke observaties verwerken.

Feitelijke observaties binnen een clubopdracht kunnen worden gebruikt voor de begeleiding of instructie. Vertrouwelijke informatie uit individuele coaching wordt niet automatisch met een club gedeeld. Informatie wordt alleen gedeeld volgens de gemaakte afspraken en een geldige rechtsgrond.

10. Informatie die we van anderen ontvangen

m-ind kan relevante informatie ontvangen van bijvoorbeeld een ouder, trainer, club, verwijzer of andere betrokkene. Die informatie wordt alleen gebruikt wanneer zij relevant is voor het doel waarvoor zij werd ontvangen.

Wanneer gegevens niet rechtstreeks van jou afkomstig zijn, houdt m-ind rekening met de toepasselijke transparantieverplichtingen. Daarom kan niet in alle omstandigheden worden gegarandeerd dat de identiteit van een informatiebron geheim blijft.

11. Foto, video en audio

m-ind maakt onderscheid tussen toestemming voor:

• analyse en bespreking binnen een begeleiding;
• herkenbaar gebruik op de website;
• herkenbaar gebruik op sociale media.

Deze keuzes worden afzonderlijk geregistreerd. Toestemming voor publicatie is vrijwillig en kan worden ingetrokken. Een intrekking heeft geen terugwerkende kracht voor een verwerking die voordien rechtmatig gebeurde.

Bij minderjarigen vraagt m-ind voor het betreffende gebruik zowel het akkoord van de minderjarige als van de bevoegde ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Online gesprekken via Zoom worden standaard niet opgenomen, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk is afgesproken.

12. Website en contactformulier

De website www.m-ind.be wordt gepubliceerd en gehost via OpenAI / ChatGPT Sites. OpenAI verwerkt technische gegevens die nodig zijn om de website te laten functioneren. Op de publieke website worden geen cliëntdossiers of vertrouwelijke coachingnotities bewaard.

Voor het websitecontactformulier gebruikt m-ind FormSubmit. Formulierinzendingen kunnen door deze dienst tijdelijk worden verwerkt en worden volgens de informatie van de dienst maximaal 30 dagen bewaard. Een contactaanvraag die niet tot begeleiding leidt, bewaart m-ind maximaal 6 maanden na het laatste contact.

Stuur via het algemene contactformulier bij voorkeur geen uitgebreide gevoelige of medische informatie.

13. Digitale startformulieren via Jotform

m-ind gebruikt Jotform voor digitale startformulieren, interne registraties, privacykeuzes en specifieke afspraken over informatiedeling. Voor het Jotform-account is Europese gegevensopslag ingesteld.

Na verwerking wordt een PDF van een relevant formulier opgenomen in het beveiligde cliëntdossier. Daarna wordt het formulier uit Jotform verwijderd. Jotform is geen permanent archief voor cliëntdossiers.

14. Opslag via Proton

Proton Drive is de centrale cloudopslag voor cliëntdossiers, startdocumenten, coachingnotities, documenten voor clubs en teams, relevante media en privacy- of administratieve documenten. Proton Calendar wordt gebruikt voor professionele afspraken. Daarin staan alleen noodzakelijke afspraakgegevens en geen gedetailleerde coachingnotities. De professionele accounts zijn beveiligd met tweestapsverificatie.

15. E-mail, WhatsApp en online gesprekken

m-ind gebruikt een professioneel e-mailadres via Combell, beheerd via Mozilla Thunderbird. WhatsApp Business wordt gebruikt voor afspraken, praktische communicatie en beperkt inhoudelijk contact. Relevante informatie kan in essentie in het cliëntdossier worden opgenomen; WhatsApp is geen permanent dossier.

Zoom kan worden gebruikt voor online gesprekken. Opnames staan standaard uit en gebeuren alleen na voorafgaande, uitdrukkelijke afspraak.

16. Agenda en Google

Proton Calendar is de professionele agenda. Google wordt uitsluitend gebruikt voor privéplanning. In een eventuele gedeelde of privé Google-agenda staat hoogstens een algemene vermelding zoals “Afspraak m-ind”, zonder cliëntnaam, hulpvraag of inhoudelijke informatie.

17. Facturatie en administratie

Voor administratie, facturatie en boekhouding gebruikt m-ind Accountable. Daarbij kunnen naam, adres, contactgegevens, bedrijfsgegevens, factuur- en betalingsgegevens worden verwerkt. Inhoudelijke coachingnotities worden niet in de boekhouding opgenomen.

18. Artificiële intelligentie

m-ind kan algemene AI-diensten zoals ChatGPT en Gemini gebruiken voor professionele ondersteuning, bijvoorbeeld voor algemene kennis, oefeningen, reflectievragen of teksten. Er worden geen namen, cliëntdossiers, herkenbare cliëntcasussen, clubnamen of andere identificeerbare vertrouwelijke gegevens ingevoerd.

AI wordt niet gebruikt om zelfstandig beslissingen over individuele coachees te nemen. Het gebruik van ChatGPT Sites voor de website is hiervan onderscheiden.

19. Sociale media

m-ind kan gebruikmaken van Instagram, Facebook en LinkedIn. Deze platformen verwerken zelf ook persoonsgegevens volgens hun eigen privacybeleid. Herkenbare foto's of video's worden alleen gepubliceerd met de passende toestemming.

Nieuwe tracking-, lead- of marketingtoepassingen worden vooraf beoordeeld op noodzaak en privacy-impact.

20. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Wanneer noodzakelijk kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door of gedeeld met Jotform, Proton, Accountable, Combell, FormSubmit, Zoom, WhatsApp/Meta, OpenAI/ChatGPT Sites en Google voor de hierboven beschreven beperkte agendatoepassing.

Gegevens kunnen daarnaast worden gedeeld met sportclubs, trainers, ouders, wettelijke vertegenwoordigers of andere betrokkenen wanneer dit past binnen de afspraken en een geldige rechtsgrond bestaat, of met bevoegde instanties wanneer de wet dit vereist. m-ind verkoopt geen persoonsgegevens.

21. Internationale verwerking

Sommige digitale dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten België of de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken. m-ind houdt rekening met toepasselijke doorgiftemechanismen, privacyvoorwaarden en verwerkersafspraken en beperkt de gegevens die via externe diensten worden verwerkt.

22. Bewaartermijnen

m-ind bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere termijn vereist.

• Contactaanvraag zonder begeleiding: maximaal 6 maanden na het laatste contact.
• E-mail en WhatsApp: tijdens de begeleiding en maximaal 3 maanden na afloop. Relevante informatie kan in essentie in het dossier worden opgenomen.
• Coachingnotities en cliëntdossiers: maximaal 2 jaar na afsluiting. Een begeleiding is afgesloten wanneer dit uitdrukkelijk werd afgesproken of, zonder uitdrukkelijke afsluiting, na 6 maanden zonder coachingscontact.
• Papieren notities: worden vernietigd nadat relevante informatie correct werd verwerkt.
• Trajectgebonden foto, video of audio: maximaal 1 jaar na afloop, tenzij een andere geldige afspraak of noodzaak geldt.
• Documenten voor clubs en teams: in principe tot het einde van het seizoen of de opdracht.
• Eigen observaties binnen een club- of teamopdracht: maximaal 2 jaar na het einde van de opdracht of het seizoen.
• Facturen en boekhoudkundige gegevens: volgens de wettelijke bewaartermijnen.
• Bewijs van toestemming: zolang dat redelijkerwijs nodig is om de toestemming aan te tonen of zolang de verwerking voortduurt.
• Gepubliceerd materiaal: volgens de gemaakte afspraken en met respect voor intrekking, wettelijke en praktische grenzen.

23. Beveiliging

m-ind neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder persoonlijke toegang tot laptop en telefoon, tweestapsverificatie, beveiligde cloudopslag, beperkte toegang, dataminimalisatie, een aparte professionele agenda, het verwijderen van Jotform-formulieren na verwerking, geen herkenbare cliëntinformatie in AI-diensten en geen standaardopnames van Zoom-gesprekken.

Thomas Oosterbosch heeft toegang tot de inhoud van de cliëntdossiers voor zover dat nodig is voor de professionele werking.

24. Datalekken

Wanneer zich een beveiligingsincident of datalek voordoet, beoordeelt m-ind de gebeurtenis, de betrokken gegevens, de mogelijke gevolgen en de nodige maatregelen. Waar de AVG dit vereist, wordt het incident gemeld aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien nodig, aan de betrokken personen. Incidenten worden gedocumenteerd.

25. Jouw rechten

Je hebt, binnen de voorwaarden van de AVG, het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar, overdraagbaarheid van gegevens en het intrekken van toestemming. Je kunt hiervoor contact opnemen via thomas@m-ind.be. m-ind kan vragen om je identiteit voldoende te bevestigen.

26. Klacht indienen

Heb je een vraag of klacht over privacy, neem dan eerst contact op met m-ind via thomas@m-ind.be. Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

27. Wijzigingen aan deze verklaring

m-ind kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de werking, digitale diensten, gegevensverwerking of regelgeving verandert. De meest recente versie staat op de website.

Deze versie is 1.3 - september 2026.

Voor vragen over deze privacyverklaring kan je contact opnemen met Thomas Oosterbosch via thomas@m-ind.be.